Documents
Regrouper les documents de l’organisation dans une bibliothèque privée.
NORDAK comprend un domaine documentaire : une bibliothèque privée avec liste de travail et fiche du document, un dépôt de fichiers depuis le navigateur, un aperçu sécurisé des PDF, JPEG et PNG, et des relations typées avec les dossiers concernés. Le périmètre exact est confirmé au cadrage de chaque projet.
Documents
Bibliothèque privée de l’organisation
Stockage propre à l’organisation
Téléversement par l’équipe
Documents liés aux dossiers
La consultation de documents dans le portail membre reste hors du périmètre RC1.
Documents
Bibliothèque privée de l’organisation
Stockage propre à l’organisation
Téléversement par l’équipe
Documents liés aux dossiers
La consultation de documents dans le portail membre reste hors du périmètre RC1.
Le problème à résoudre
Des documents dispersés entre outils et courriels
Procès-verbaux dans un dossier partagé, ententes dans les courriels, preuves de formation sur un disque local : retrouver le bon document devient un travail en soi.
- Des fichiers répartis entre plusieurs outils
- Des documents difficiles à relier aux dossiers
- Des copies et exemplaires non identifiés
- Des repérages qui dépendent de la mémoire de l’équipe
Comment NORDAK structure le travail
Comment NORDAK structure le travail
La bibliothèque documentaire est cadrée avec votre équipe, autour des relations utiles au quotidien.
Déposer ou référencer
L’équipe téléverse un PDF, un JPEG ou un PNG dans la bibliothèque privée, ou enregistre la référence d’un document hébergé ailleurs.
Décrire et classer
Description, catégorie, étiquettes et collections virtuelles aident au repérage, sans déplacer ni dupliquer le fichier.
Relier au dossier concerné
Un document se rattache à une personne, à une adhésion ou à une complétion de formation — les relations prises en charge aujourd’hui.
Consulter dans le contexte
Aperçu sécurisé depuis la bibliothèque, la liste de travail, la fiche du document ou le dossier concerné.
Capacités vérifiées
Ce que l’application structure aujourd’hui.
Bibliothèque et liste de travail
Une bibliothèque privée par organisation, avec sa liste de travail et la fiche détaillée du document (Document 360).
- Bibliothèque privée par organisation
- Liste de travail filtrable
- Fiche du document : détails et relations
- Espace administratif authentifié
Dépôt et aperçu sécurisés
L’équipe dépose les fichiers pris en charge depuis le navigateur et les consulte sans les exposer.
- Téléversement PDF, JPEG et PNG
- Type de fichier vérifié au dépôt
- Aperçu sécurisé des formats pris en charge
- Téléchargement depuis l’espace authentifié
Consultation en contexte
Les mêmes documents se consultent là où l’équipe travaille déjà.
- Depuis la bibliothèque et la liste de travail
- Depuis la fiche du document
- Depuis le contact ou l’adhésion concerné
- Depuis les preuves d’une complétion de formation
Relations typées
Un document se rattache aux dossiers que le produit sait relier aujourd’hui.
- Personne
- Adhésion
- Complétion de formation
- Retrait d’un lien sans supprimer le fichier
Classification
Des repères de classement qui ne déplacent ni ne dupliquent le fichier.
- Catégorie unique par document
- Étiquettes cumulatives
- Collections virtuelles
- Aucun déplacement de fichier
Références externes
NORDAK conserve les métadonnées d’une référence et son lien; le fichier reste chez son fournisseur.
- Métadonnées et lien seulement
- Aucun import, copie ni synchronisation
- Accès contrôlé par le fournisseur externe
- Aperçu interne du fichier externe : non offert
Un scénario concret
Un procès-verbal, déposé et retrouvé
Le parcours d’un document officiel, du dépôt à la consultation en contexte.
- ÉTAPE 1
Le dépôt
Le procès-verbal du conseil est téléversé depuis le navigateur, dans la bibliothèque privée de l’organisation.
- ÉTAPE 2
La description
L’équipe le décrit et le classe : ce qu’il est, à quoi il sert, sa catégorie et ses étiquettes.
- ÉTAPE 3
La relation
Il est relié au dossier auquel il se rapporte — un contact, son adhésion ou une complétion de formation.
- ÉTAPE 4
La consultation
Il se consulte depuis la bibliothèque, la liste de travail ou le dossier concerné, avec aperçu sécurisé.
- ÉTAPE 5
La référence externe
Un rapport hébergé chez votre fournisseur s’enregistre comme référence : métadonnées et lien, sans import de fichier.
Le document vit avec le dossier auquel il se rapporte : le repérage ne repose plus sur la mémoire de l’équipe.
Capacités cadrées selon le projet
Le domaine documentaire est cadré avec votre équipe : bibliothèque privée, dépôt des formats pris en charge, aperçu sécurisé, relations typées, classification et références externes. Le suivi des versions, la coédition, les règles d’accès granulaires par document et l’archivage automatisé ne sont pas présentés comme disponibles aujourd’hui; la consultation de documents dans le portail membre reste hors du périmètre RC1. Le périmètre retenu est confirmé au cadrage.
Questions fréquentes
Ce qu’il faut clarifier pour décider.
Qui peut consulter les documents ?
La bibliothèque est privée à l’organisation et se consulte dans l’espace administratif authentifié; elle n’est pas exposée au site public.
Le suivi des versions est-il inclus ?
Non : le suivi des versions, la coédition, les règles d’accès granulaires par document et l’archivage automatisé ne sont pas présentés comme disponibles aujourd’hui; le périmètre retenu est confirmé au cadrage.
Les documents apparaissent-ils dans le portail membre ?
Non : la consultation de documents dans le portail membre reste hors du périmètre RC1, selon la feuille de route.
À quoi un document peut-il être relié ?
À une personne, à une adhésion ou à une complétion de formation — les relations prises en charge aujourd’hui. D’autres rapprochements, comme les événements ou les groupes, ne sont pas proposés.
Que fait NORDAK avec une référence externe ?
NORDAK enregistre les métadonnées et le lien vers le document chez son fournisseur : aucun fichier n’est importé, copié ni synchronisé, l’accès reste contrôlé par ce fournisseur, et NORDAK n’affiche aucun aperçu du fichier externe.
Pour aller plus loin
Capacités et ressources liées.
Formations et programmes de développement
Voir comment des preuves documentaires se relient aux complétions de formation.
ExplorerGestion des membres
Explorer les dossiers auxquels les documents se rattachent.
ExplorerOrganiser la gestion documentaire
La méthode opérationnelle : accès, relations et cycle de vie des documents.
ExplorerGuide : bibliothèque de documents
Téléverser, classer et rattacher les documents aux dossiers.
ExplorerUne démonstration adaptée à votre réalité
Voyez comment NORDAK structure ce travail pour votre organisation.
Parlez de vos membres, de vos données et de vos processus avec une équipe qui connaît les réalités des organisations membres au Québec.
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