Les dons et le financement représentent une part importante des revenus de nombreux OBNL. Structurer les données qui les accompagnent est un travail de fond : il ne repose pas sur un « moteur de dons », mais sur des décisions claires concernant les informations suivies, les responsabilités et les outils. Cet article propose une démarche générale ; il ne constitue pas un conseil fiscal ou juridique.
Quelles informations suivre
Une organisation qui perçoit des dons a généralement besoin de suivre :
- l’identité du donateur ou du contact ;
- la source et l’objet de la contribution (campagne, projet, don libre) ;
- les préférences de communication du donateur ;
- le système financier de référence (comptabilité) et les rapprochements ;
- l’admissibilité et le statut du reçu, le cas échéant ;
- les responsabilités de rapprochement entre la collecte et la comptabilité ;
- les responsabilités liées à la confidentialité des renseignements.
La distinction importante : reçus officiels et organisme de bienfaisance enregistré
Seuls les organismes de bienfaisance enregistrés (ou les donataires reconnus, selon le cas) peuvent émettre des reçus officiels de don aux fins de l’impôt. Une organisation à but non lucratif ordinaire ne peut pas émettre un tel reçu pour un don. Cette distinction est essentielle : elle ne dépend pas de l’outil utilisé, mais du statut de l’organisation auprès de l’Agence du revenu du Canada. Vérifiez votre statut et vos obligations avec la documentation de l’ARC et un professionnel qualifié.
Structurer les données de façon utile
Commencez par identifier les informations réellement nécessaires et leur source de référence. Les renseignements sur les donateurs doivent être conservés selon les règles applicables, avec des accès limités aux personnes responsables. Documentez les définitions : une « campagne », un « don affecté », un « engagement » doivent avoir un sens précis dans votre organisation.
Rapprocher avec le système financier
Le suivi des dons doit pouvoir être rapproché avec le système comptable de l’organisation : montants, dates, reçus, modes de versement. Ce rapprochement est une responsabilité administrative, pas une fonction « automatique » d’un logiciel.
Choisir les outils selon le périmètre
Certaines organisations utilisent leur logiciel comptable comme source de référence et un outil de gestion des contacts pour les communications ; d’autres combinent plusieurs outils. Le choix dépend du volume, des besoins et du statut de l’organisation. Par exemple, une organisation pourrait tenir ses contacts et ses communications dans un outil de gestion et conserver la comptabilité des dons dans son système financier ; les résultats de ce choix dépendent de la rigueur des processus, pas d’une promesse d’outil.
Ce que NORDAK ne revendique pas
NORDAK ne présente pas de CRM de financement, de moteur de dons, d’émission de reçus officiels, de notation des donateurs, d’intégrations de paiement natives, d’automatisation de campagnes de dons ni de tableau de bord de collecte. Les organisations peuvent évaluer comment leurs données de membres ou de contacts et leurs processus administratifs s’intègrent dans le périmètre confirmé de leur projet ; aucune capacité propre au financement n’est annoncée.
Sources et références
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